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湘南藤沢総合法務事務所

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 電子申請による定款認証

 現在は、公証役場に法務省のオンライン申請システムを利用して定款のPDFを電子署名を付けて送れば簡単にできるようになりました。電子証明書があれば比較的簡単に国民が利用できるようになったと思います。
 電子定款認証がスタートしたのは、平成16年(2004年)4月からでした。私は開業した直後だったのでこの制度は導入していませんでした。ベテランの方でいち早く導入した方もいました。当事務所が導入したのは、その年の12月のことでした。個人の電子証明書を認証サービス会社に申し込んで取得することから始まりました。また、署名を付けるソフトも買いました。その他にも投資が必要でした。12月に取得した電子証明書は2年有効のものを買いました。正確な有効期間は2年と1ヶ月だったと思います。そのため、最初に電子証明書の再度交付を申請したのは、最初に取得したときから2年1ヶ月経過した平成18年(2006年)1月のことでした。このときも、2年の証明書を取得しました。その証明書も平成20年(2008年)1月に再度取得しました。(前の証明書が失効する前に)今度は3年間有効です。つまり、2-3年おきの毎年1月に有効期限を確認すれば大丈夫ということです。
 電子といっても、電子署名を付けたデータをフロッピー等で認証のため持参する形式でオフラインで、県内でも対応できるところは横浜と川崎の計数箇所の公証役場だったのですが、(メールで公証人に送っておいたこともありましたが)4万円印紙代がかからないのは魅力だと思います。
 平成19年(2007年)4月から本当の電子申請形式になり、どの公証役場でも対応できるようになりました。

電子定款認証の流れ

@定款をPDFに変換して署名を付ける

A法務省オンライン申請システムのサイトを開く
(事前に利用者登録しておく)

B案内とおりに操作して送信するファイルを選択して電子署名を付ける。

C送信実行 と完了の確認

Dいざ公証役場に(定款を取りに行く日を伝えて)取りに行く。手数料持参のこと。

 
 お客様も電子定款認証で4万円の収入印紙はご存知の方が多いです。合同会社の設立で電子定款を作成してくれと言われたことがありました・・・。メリットがあるのだとのことでした(伝聞形式)。しかし、これは、依頼にはなりませんでしたが・・・。


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